định dạng số mail merge

Mail Merge bởi Microsoft Word là 1 trong những Một trong những anh tài được nhiều người yêu đam mê nhất. Nó tạo ra các nhãn, chủng loại tlỗi, gmail hoặc báo cáo rất là kết quả. Một khi bạn biết phương pháp áp dụng nó, bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí hàng tiếng đồng hồ làm việc.

You watching: định dạng số mail merge


MỤC LỤC BÀI VIẾT

1. Sử dụng “Numeric Switch” vào Word2. Chỉnh sửa bảng tính Excel3. Sử dụng link DDE

Cách format số trong Mail Merge

1. Chọn ngôi trường, ví dụ như phương pháp định hình số tiền trong pân hận thư – Số tiền trong đoạn vnạp năng lượng sau:

*

2. Nhấn + F9 để mnghỉ ngơi mã mang đến trường kia hoặc nhấn vào phải vào trường Mail Merge và chắt lọc Chuyển thay đổi mã trường. quý khách đang thấy mã thực tiễn đến trường kia nhỏng sau: Số chi phí MERGEFIELD.

3. Chỉnh sửa trường bằng cách ckém mã mật mã vào cuối ngôi trường. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, hãy thay đổi ngôi trường hiển thành thị MERGEFIELD Số chi phí # $, 0,00.

4. Nhấn + F9 một đợt tiếp nhữa.

5. Đặt con trỏ sinh sống ngẫu nhiên đâu cùng nhận phím F9 để update nó. Hoặc nhấn vào cần vào trường cùng chọn Cập nhật trường.

6. Xem trước kết quả để xác nhận số được hiển thị sinh hoạt format bạn có nhu cầu coi trong tài liệu. Ví dụ: số chi phí vẫn xuất hiện là $ 1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

Thật không may, thành thạo tất cả các bí quyết áp dụng Mail Merge có thể là 1 trong sự việc hoa mắt. trong những vụ việc với thiên tài trộn tlỗi là nó bắt buộc định dạng số một cách đúng chuẩn vào bảng tính Excel. Ví dụ: công dụng của một lượt bán hàng vào Excel hiện nay là 100, mà lại vào Word, nó bất ngờ đột ngột chuyển thành 99,99999999996!

May mắn nắm, Việc sửa lỗi này sẽ không khó. Trên thực tiễn, chúng ta gồm 3 giải pháp Cách sửa lỗi định hình số Lúc áp dụng Mail Merge. Quý Khách có thể sửa đổi bảng tính, kết hợp tlỗi hoặc đổi khác cách liên kết nhị File. Mặc cho dù phương án này không được rất nhiều fan biết đến cơ mà nó hoàn toàn có thể là chiến thuật cực tốt – ko kể câu hỏi không hề hỗ trợ mang lại Word 2016.

Ghi chú: Mặc dù các bước tiếp sau đây đã được triển khai trong Office 2016, cơ mà nó vẫn vận dụng cho các phiên phiên bản Word và Excel khác.

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word

Cách đầu tiên để Mail Merge định hình các số từ bỏ Excel một giải pháp và đúng là sửa đổi tư liệu Word. Cụ thể, các bạn sẽ vận dụng mã định hình số mong ước cho những trường thích hợp độc nhất – Merge Field trong File Word. (Hợp tốt nhất các ngôi trường về cơ bản đến tài liệu Word biết cột như thế nào trong trang tính Excel chứa dữ liệu sẽ được cách xử lý.) Để vận dụng định dạng cho một trường, các bạn buộc phải bao gồm Chuyển đổi số (trước đây là Chuyển thay đổi ảnh) trong vỏ hộp mã của trường đó.

Điều đầu tiên chúng ta phải có tác dụng là biết mã ngôi trường thực tế. Mngơi nghỉ tài liệu Mail Merge với nhấp vào tab Thỏng từ sinh sống đầu cửa sổ. Đảm bảo rằng nút ít sẽ tắt Xem trước kết quả nhằm bạn cũng có thể thấy các trường Kết phù hợp Thỏng. Sau kia, nhấn vào buộc phải vào một trong những ô Mail-Merge (ví dụ: “Quim góp”) với chọn lựa Chuyển thay đổi mã trường. quý khách hàng đã thấy mã mang lại ngôi trường kia, được xác minh bởi dấu ngoặc nhọn, ví dụ: MERGEFIELD Quyên góp. Bây giờ, hãy chỉnh sửa mã của trường này chỉ bằng phương pháp cyếu mã thay đổi số vào cuối mã nlỗi sau:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 Phần mềm cung ứng các mã hình ảnh gồm sẵn. Dưới đấy là 4 ví dụ cùng với công dụng tương ứng:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26Nlỗi chúng ta cũng có thể thấy, mã Numeric Switch như thể cùng với mã format Excel, ko kể số là “ #“Và ngày là”

Dưới đấy là một trong những ví dụ về phong thái mã ngôi trường số xử trí tài liệu trong cột “Bán hàng” trong bảng tính Excel.

Numeric Switch cho những ngôi trường trộn Mail-Merge

Trên thực tiễn, Word với Excel thực hiện và một mã định hình, vậy tại vì sao bọn chúng ko sử dụng và một tính năng định dạng? Ví dụ, tại vì sao không sử dụng hàm MergeField như sau:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Đây thực sự là mối quyên tâm của rất nhiều tín đồ cùng có lẽ chỉ có Microsoft bắt đầu biết câu trả lời.

Ghi chú: Hãy hãy nhớ là khi chúng ta thêm hoặc biến đổi Numeric Switch, công dụng sẽ không xuất hiện ngay lập tức mau chóng. quý khách buộc phải cập nhật ngôi trường (bấm vào bắt buộc vào trường đó và chọn Cập nhật trường), hoặc nhấp vào nút Thư> Xem trước kết quả. Thỉnh thoảng, bạn sẽ cần tái diễn làm việc này trường đoản cú 2 đến 3 lần. Nếu nhiều người đang sử dụng Trình lý giải Hợp nhất Tlỗi, chúng ta cũng có thể nên lùi lại một bước cùng hoàn tác để xem tác động ảnh hưởng của các đổi khác các bạn vẫn thực hiện.

Công tắc số vận động xuất sắc trong nghành trộn nhưng lại quy trình sử dụng tương đối khó khăn nhớ cùng dễ dẫn đến lỗi. Nếu bạn cũng cảm giác như vậy, hãy thử 1 trong những hai Cách tiếp theo sau.

2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

Đây là giải pháp chúng ta cũng có thể tách bị lỗi định hình Lúc thực hiện Mail Merge. Trong bảng tính Excel, hãy cyếu một cột chứa các cách làm biến hóa số hoặc ngày tháng vào Excel sang format văn uống bản nhưng bạn muốn xuất hiện trong tài liệu Kết vừa lòng Tlỗi của mình.

Để làm vấn đề đó, bạn cần áp dụng hàm TEXT của Excel. Nó chất nhận được người dùng thay đổi số hoặc ngày tháng thanh lịch định dạng văn uống phiên bản tương đương theo cách người dùng mong mỏi. Nhược điểm của giải pháp này là chúng ta cần biết mã của định dạng đó. Mặc mặc dù rất nhiều mã này kiểu như cùng với hầu như mã được sử dụng trong bản lĩnh định dạng Số tùy chỉnh tuy vậy khôn cùng không nhiều người tiêu dùng Excel biết về sự việc mãi sau của bọn chúng.


*
Lời khuyên: quý khách cần format những ô cất các công thức này theo khá nhiều hình dạng không giống nhau như in nghiêng hoặc một trong những color lạ khác để thông báo bạn rằng đông đảo số lượng kia chỉ 1-1 thuần là văn bản. Trong các phiên phiên bản Excel trước, đều “số” này không thể được thực hiện trong tính tân oán. Trong Excel 2016, chúng ta có thể áp dụng chúng trong bất kỳ phương pháp làm sao, không tính các hàm tổng như SUM với AVERAGE.

See more: Top 13 Phần Mềm Dọn Rác Máy Tính Hiệu Quả, Mới Nhất 2021, 8 Cách Dọn Rác Máy Tính Để Tăng Tốc Máy Tính 2020


Ưu điểm của bài toán định dạng số và ngày tháng như văn bản là vnạp năng lượng bạn dạng được đổi khác trường đoản cú Excel thành tài liệu bằng Mail Merge cơ mà không trở nên biến dạng. Các tùy chọn định dạng như phông chữ, kích cỡ cùng màu sắc gần như không thay đổi.

Định dạng mã mang đến hàm TEXT vào Excel

Dưới đấy là tủ chứa đồ các mã được áp dụng phổ cập tuyệt nhất làm việc phía bên đề nghị. Điều cần xem xét là cả “0” với “#” đầy đủ là trình giữ lại khu vực cho các số, nhưng lại “0” đã buộc số 0 lộ diện ở trong phần đầu tiên hoặc cuối cùng. “#” Sẽ được thay thế bằng một trong những trường hợp nó chưa hẳn là số 0 sống đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” đã đảm bảo an toàn rằng số 0 mở đầu không biến thành giảm nlắp ngoài những mã bưu chính của New Jersey.

Mã số, ngày tháng với thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc ở format số Tùy chỉnh của Excel. Hình như, chúng cũng rất có thể được áp dụng trong “Công tắc số” vào Trường Kết đúng theo Thư tự.

Lưu ý, tất cả một ít khác biệt thân cách mã chuyển động vào Excel với Word trong Microsoft 2013. Trong Excel, chúng ta có thể sử dụng “M” hoặc “m” vào thời điểm tháng cùng phút. Trong hầu hết các trường đúng theo, Excel đủ hợp lý để biết bạn đang đề cùa đến đơn vị chức năng như thế nào. Tuy nhiên, Word ko “khôn ngoan” như thế. Quý Khách yêu cầu áp dụng những vần âm viết hoa nhằm chỉ ra mon. Bên cạnh đó, Excel còn tồn tại một mã bổ sung là “MMMMM”, chỉ trả về một chữ viết tắt của tháng (ví dụ: J, F, M, A,…).

Thêm một vài cột có đựng hàm TEXT vào bảng tính của doanh nghiệp là 1 trong chiến thuật để sửa lỗi format số Lúc áp dụng Mail Merge đơn giản và dễ dàng. Chỉ cần lưu ý rằng những ô này, tuy nhiên trông y hệt như chúng cất số, quan trọng áp dụng các hàm SUM cùng AVERAGE cho chúng. Nếu bạn cần thay đổi bọn chúng thành số một đợt nữa, chỉ việc sử dụng hàm VALUE.

Hãy cảnh giác Lúc cách xử trí hàm ROUND

Ttốt do hàm TEXT (), một vài người thích sử dụng hàm ROUND () để sút con số phần thập phân. Nhỏng thương hiệu của nó, hàm ROUND () của Excel theo mang định có tác dụng tròn số thập phân lên hoặc xuống tại đoạn người tiêu dùng lựa chọn. Ưu điểm của Cách này là những số được gia công tròn chưa phải là vnạp năng lượng bản và vẫn có thể được thực hiện vào tính toán. Trong những trường hòa hợp, mặc dù hàm ROUND () chuyển động xuất sắc cùng với Kết hòa hợp Tlỗi, bạn có thể ước ao tách nó vị phần lớn nguyên do sau:

Hàm ROUND không duy trì các ký hiệu đô la hoặc giấu phẩy phân làn hàng nghìn hoặc nhiều hơn.Hàm ROUND cắt giảm những số ko nghỉ ngơi cuối.Hàm ROUND nhiều lúc khiến Kết phù hợp Thỏng hiển thị lỗi thập phân. Ví dụ: tài liệu Kết vừa lòng Tlỗi hiển thị 4 chữ số thập phân trong những khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.

Trong một vài trường thích hợp riêng lẻ, hàm ROUND khiến cho Kết phù hợp Thư ko chuyển động một chút. Ví dụ: rứa vị hiển thị 1,0014, Mail Merge hiển thị 1,0013.

3. Sử dụng link DDE

Hai Cách bên trên kha khá đơn giản và dễ dàng, dẫu vậy trường hợp có tương đối nhiều trường buộc phải định hình, bọn chúng hoàn toàn có thể khiến chúng ta thoái chí nhanh chóng vì rất cần phải nhớ mã format, với trong những lúc mã tương tự nhau, chúng hoàn toàn có thể được thực hiện trong không ít trường không giống nhau. các biện pháp.

Một giải pháp vơi, dễ dãi là link Word cùng với sổ thao tác làm việc Excel qua DDE (Trao đổi tài liệu động), xuất sắc rộng là triển khai quá trình links cố định thường thì. Nghe có vẻ như phức tạp, cơ mà nếu như bạn đã nhuần nhuyễn Mail Merge, DDE chỉ là 1 trong các bước nhỏ dại. Đó là một trong những quá trình nhị bước dễ dàng và đơn giản. Bước đầu tiên, các bạn chỉ việc kích hoạt Word để mở File thông qua DDE. Quá trình này chỉ cần tiến hành một lượt.

Office 2016 bao gồm cung cấp DDE không? Trao thay đổi tài liệu cồn là 1 technology cũ. Thông thường nó hoạt động giỏi, cơ mà nhiều khi nó không vận động trong Office 2016. quý khách bắt buộc msinh sống mối cung cấp dữ liệu Excel trước khi truy vấn nó từ bỏ Word. thường thì với những mối cung cấp dữ liệu Excel, các bạn bắt buộc Start nhập dữ liệu từ bỏ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu các bạn đầy đủ kiên trì, bạn cũng có thể áp dụng DDE trong Office 2016).

Để tùy chỉnh thiết lập Word 2013 mang đến liên kết DDE, hãy làm nhỏng sau:

Nhấp chuột File> Tùy chọn.Nhấp vào tab Nâng cao nghỉ ngơi phía bên trái cùng cuộn xuống mục Chung.Kiểm tra hộp Xác dấn biến hóa format File lúc vẫn mở.

Kể từ bỏ bây chừ, các bạn không khi nào đề xuất làm ngẫu nhiên điều làm sao làm việc trên nữa. Tại thời điểm này, bạn cũng có thể mlàm việc bản sao của Word ở các định dạng với băng thông không giống nhau, bao hàm cả IDE. Tác dụng độc nhất là mỗi khi bạn mtại 1 File chưa hẳn Word, công tác sẽ được cho phép chúng ta biến đổi tùy lựa chọn của bản thân.

Bước lắp thêm nhì với sau cùng là chọn mối cung cấp dữ liệu cho quy trình Kết đúng theo Thư (vào bước 3 của Thư Thuật sĩ Hợp nhất trong Word hoặc sau thời điểm dìm nút Chọn tín đồ nhận vào dải băng Thư từ). Bây giờ đồng hồ chúng ta chỉ việc tiến hành thêm 3 lần nhấn vào nữa.

Sau khi chọn tài liệu bạn muốn sử dụng, một hộp thoại “Xác dấn mối cung cấp dữ liệu”Sẽ xuất hiện thêm bắt đầu.Loại link mang định là OLE, tuy thế không phải là liên kết bạn muốn.Trong hộp thoại Xác thừa nhận nguồn dữ liệu, click chuột hộp Hiển thị vớ cả.Trong list các nhiều loại phần mở rộng File, nên lựa chọn Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Sử dụng tùy lựa chọn này ngay cả Lúc thực hiện định hình File Excel new hơn: * .xlsx.)Nếu được đặt câu hỏi, hãy xác nhận rằng bạn đang lựa chọn Toàn bộ bảng tính.

Nếu chúng ta đang chọn bảng tính mang lại tư liệu Word, chúng ta có thể yêu cầu lựa chọn lại nó tuy thế lần này là thông qua links DDE. Xong rôi! Từ hiện thời, định dạng Excel của bạn sẽ được vận dụng đúng mực trên các tư liệu Word Mail Merge, và các bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu bạn muốn trộn vào sổ làm việc trước tiên của sổ làm việc Excel.

See more: Cách Lọc Nước Sạch Thủ Công Với Vật Liệu Đơn Giản Tại Nhà, 10 Cách Lọc Nước Sạch Tại Nhà Đơn Giản Nhất

Trên đó là Cách sửa lỗi định hình số vào Mail Merge. Hy vọng bọn chúng có lợi cho mình. Nếu còn giải pháp làm sao không giống, chớ e dè chia sẻ cùng với Shop chúng tôi.